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Organisation d’un déplacement professionnel

Le client

Julian Célestra, dirigeant de Carnegy, a souhaité nous confier l’organisation de ses déplacements.

Ok Patron a donc imaginé une procédure adaptée que nous allons vous décrire ci-dessous en nous appuyant sur un exemple récent.

Par ailleurs, Carnegy, centre de formation basé à Paris, a choisi de confier à OK Patron l’ensemble de son administratif pour pouvoir se consacrer plus sereinement à l’aspect commercial, à la conception et l’animation de ses formations.

Ok Patron accompagne son client quotidiennement dans la gestion des emails, gestion de dossiers OPCA, la rédaction des documents (convention, convocation, attestations après stage …), suivi et analyse des tableaux de bord et la liste n’est pas exhaustive !!

La problématique

En décembre dernier, une formation Carnegy devait avoir lieu sur Strasbourg. Le train avait été réservé par le dirigeant. Mais il rencontrait énormément de difficulté à trouver un hébergement à cette période de l’année en Alsace.

Il a donc contacté OK Patron. Il nous a confié ses critères de recherche (dates, lieu, budget, proximité du lieu de formation…) grâce à un formulaire en ligne sur Google Forms intitulé « OK Patron : ordre de mission déplacement » ce qui a déclenché nos recherches.

La recherche des meilleures solutions

Une fois les recherches effectuées, OK Patron a transmis à Julian un document formalisé intitulé «OK Patron :  notre proposition de voyage ».

Ce dernier lui suggérait un choix d’hôtels répondant à ses exigences, qu’il nous a retourné signé pour validation et réservation.

OK Patron a déniché à son client un appart ‘hôtel à 5 mn à pied du lieu de formation à un tarif très compétitif et en quelques minutes.

La confirmation “Voucher”

Dernière étape, OK Patron a transmis à Mr Célestra « OK Patron : les détails de réservation » faisant office de Voucher qui récapitulait et mentionnait toutes les informations nécessaires à sa réservation (coordonnées hôtel, horaires d’arrivée et de départ, coût…).

Coût de l’opération

Temps de travail : 49 mn

Facturation : 28.70 € HT

 

Visiblement soulagé et satisfait, Julian Célestra a confié à OK Patron l’organisation d’autres déplacements notamment à Aix-en-Provence.

Ravies de notre collaboration avec Carnegy, nous souhaitons longue vie à ce centre de formation aux belles ambitions.

Vous aussi, pensez à OK Patron pour l’organisation de vos déplacements !