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mentions obligatoires factures

Petit rappel, une facture, c’est quoi ?

La facture, c’est LE document de comptabilité générale incontournable. Ce document atteste de l’achat ou de la vente de produits ou services et décrit la créance d’un client (montant, date…) envers un débiteur dans le but de déclencher le paiement de celle-ci. Elle engage le débiteur à payer le montant indiqué à une date d’échéance précise.

Le terme « facture » doit forcément apparaître et un « bulletin de commande », « bon de commande », « bon de livraison », ne peut en aucun cas faire office de facture.

Il existe deux types de factures :

  • La facture pro-forma : ce document non-comptable, souvent établi à la demande de l’acheteur, peut être vu comme une facture provisoire permettant surtout à celui-ci de se faire une idée du montant qui lui sera ensuite réellement facturé (elle sert aussi très souvent dans le cas de transaction hors frontière pour le passage aux douanes),
  • La facture définitive : elle sera établie à la livraison des biens ou une fois la prestation effectuée.
Le saviez-vous ?
Une facture doit être conservée par les deux parties pour une durée d’une à dix années ! (selon le produit et le service facturé). On conseille généralement 3 ans pour les contrôles fiscaux et 10 ans pour les litiges commerciaux.

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Que doit mentionner une facture ?

La présentation d’une facture reste assez libre.

Toutefois, le code de commerce veut voir apparaitre certains éléments pour considérer une facture comme valable, sous peine d’amende.

Nous le disions plus haut, outre le fait que le terme « facture » doit obligatoirement figurer sur le document ainsi qu’un numéro unique*, plusieurs autres mentions doivent être mentionnées :

(* habituellement composé du mois, de l’année et d’un numéro correspondant à la facture, il peut aussi être chronologique. La seule obligation est d’avoir une suite logique et une explication en cas de “trou” dans la numérotation.)

Mentions générales

Les coordonnées

  • Identité de l’acheteur (dénomination sociale, adresse du siège sociale d’une entreprise…)
  • Identité du vendeur ou prestataire :
  1. Nom et prénom d’un entrepreneur individuel (suivi de son nom commercial),
  2. Dénomination sociale d’une société (suivie du numéro Siren ou Siret),
  3. Numéro RCS pour un commerçant, suivi du nom de la ville où est situé le greffe d’immatriculation
  4. Numéro au Répertoire des métiers pour un artisan (n° Siren + RM + n° du département d’immatriculation),
  5. Adresse du siège social (et non de l’établissement)
  6. Si l’entreprise est une société, précisez la forme juridique (EURL, SARL, SA, SNC, SAS)
  7. Montant du capital social

Les dates

Escompte et Pénalités de retard

  • Conditions d’escompte en cas de paiement anticipé OU en cas d’absence d’escompte, il est important de rédiger : “Escompte pour paiement anticipé : néant”
  • Taux des pénalités de retard : exigibles en cas de non-paiement à la date de règlement. Le taux ne peut être inférieur à 3 fois le taux légal mais il n’y a pas de maximum (sauf vos pratiques commerciales et ce que vont en penser vos clients !)
  • Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement : depuis le 1er janvier 2013, le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement (due par le débiteur en cas de dépassement de la date de paiement indiquée sur la facture) doit être indiqué (montant fixé à 40 € )
La phrase type que nous conseillons est :
En cas de dépassement de la date d'échéance de paiement indiquée, seront exigibles une pénalité égale au taux d'intérêt légal BCE majoré de 10 points ainsi qu'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d'un montant minimum de 40 euros (article L 441-3 et L 441-6 du Code de Commerce)

Le produit et son prix

  • Description du produit ou de la prestation (nature, référence, marque…)
  • La quantité du produit vendu
  • Prix unitaire hors TVA avec éventuelles réductions ou majorations de prix
  • Taux de TVA légalement applicable
  • Montant total de la TVA correspondante
  • Montant total HT et TTC à facturer

 

[Edit du 13 octobre 2017 – Merci à Thierry Godreau pour son retour !]

Vente Europe

Pour bénéficier d’une franchise de TVA dans le cas d’une vente intracommunautaire (les 2 pays doivent donc faire partie de l’Europe), le numéro de TVA Intracommunautaire (ou code NIF) du vendeur et de l’acheteur doivent obligatoirement apparaître sur la facture.

Voir notre article sur le Code NIF

Voir notre article sur les ventes Intracomm

 

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A propos Elisabeth Brun

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