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Missions pour la formation

Comment augmenter le nombre de vos sessions prises en charge ?

Confiez la gestion et la qualité de votre OF* à OK PATRON.

*Organisme de formation

UNE SOLUTION ADAPTÉE POUR CHAQUE ETAPE DE VOTRE ORGANISME DE FORMATION

 

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Formateur(rice), votre profession est très réglementée.  L'administratif des sessions de formation est souvent chronophage et vous avez peu de temps à lui consacrer ?
Les assistantes OK Patron ont acquis une réelle expérience de la gestion administrative autour de la formation (gestion des dossiers de financement par les OPCA, planning de formation, suivi financier etc...)
Nous proposons un accompagnement "à la carte" ou complet pour vous libérer du temps.

Avant la formation

  • Gestion des dossiers de financement OPCA
  • Gestion de votre planning formation
  • Suivi du remplissage via un tableau de bord© OK patron
  • Rédaction des devis, conventions, contrats de formation
  • Recherche/Réservation/Location des salles et repas
  • Préparation des documents de stage (feuille de présence, évaluation à chaud, attestation de présence)

Après la formation

  • Attestation individuelle de formation, attestation d'assiduité
  • Rédaction et envoi des rapports de stage
  • Envoi des questionnaires de satisfaction stagiaire + hiérarchie
  • Suivi des retours de satisfaction

Suivi financier

  • Facturation clients
  • Gestion fournisseurs / sous-traitants / formateurs
  • Préparation des règlements
  • Rédaction des notes de frais
  • Relance des règlements clients

 

 

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La déclaration de votre activité auprès de la DIRECCTE est une étape obligatoire pour dispenser des actions de formations professionnelles.

Fort de son expérience en Qualité formation, Ok Patron s'occupe de tout votre dossier pour maximiser les chances d'acceptation par la DIRECCTE. Depuis 2 ans, nous avons contribué à des dizaine de dossiers validés pour nos clients.

Préparation

  • Mise à disposition d’un diaporama présentant les avantages et les obligations d’être Formateur
  • Mise à disposition de tous les modèles de documents sous format Word, insertion de votre logo + pied de page

Réalisation du dossier

  • Préparation du dossier complet (Cerfa 10782*04) + obtention des justificatifs nécessaires
  • Assistance étape par étape
  • Vérification point par point du dossier
  • Envoi à votre domicile pour signature
 

 

 

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Le bilan pédagogique et financier (BPF) est obligatoire et doit être envoyé sur la plateforme gouvernementale chaque année avant le 30 avril. En cas de non-déclaration, vous vous exposez à la perte de votre numéro de formateur obtenu auprès de la Direccte.
Afin de vous éviter ces désagréments, OK Patron réalise la majorité des BPF de ses clients. Nous maîtrisons parfaitement les documents à réunir pour remplir efficacement et au plus vite cette déclaration.

Préparation

  • Récupération des documents nécessaires (factures, feuilles de présence, bilan comptable, ...)
  • Saisie, exploitation et fusion des données
  • Correction des incohérences et validation des données

Rédaction et saisie

  • Rédaction du BPF sur Cerfa
  • Enregistrement en ligne + impression PDF pour archivage
  • Envoi en R+AR après signature sur demande
 

 

 

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Le Datadock est un outil créé par les financeurs (les OPCA essentiellement) afin de récolter toutes les informations nécessaires aux nouvelles obligations "qualité" parues lors du décret 2015-790 (voir le site officiel du Datadock).

La validation du Datadock est donc une étape obligatoire pour obtenir des financements des principaux OPCA . Il existe 21 critères à remplir. OK Patron vous accompagne pour vous rendre "référençable". Réussite assurée à 100%.

DIAGNOSTIC 

  • Un guide de traduction des 21 critères qualité
  • 1 heure d’assistance téléphonique
  • Une lecture et analyse de tous les documents existants
  • Un rapport détaillé (PDF) de chaque indicateur avec des suggestions d’amélioration

MISE EN CONFORMITÉ (sur devis)

  • Des trames et des guides pré-remplis fournis à la carte pour du sur-mesure
  • Accompagnement pour la réalisation de vos process et indicateurs : nous vous aidons à formaliser ce qui existe déjà ou nous vous expliquons ce qu’il faut mettre en place et comment

ENREGISTREMENT

  • Dépôt des preuves sur le Datadock (nous fournir votre accès en amont)
  • Rédaction de tous les commentaires obligatoires (que vous validez avant enregistrement)
  • Suivi des retours de la plate-forme jusqu'à validation 100% !

En savoir plus avec nos articles de blog

 

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L' Attestation qualité Pôle Emploi est une étape obligatoire pour obtenir les principaux financements proposés par Pôle Emploi (AIF, POE). En cas de non référencement dans le catalogue Qualité Pôle Emploi, les prises en charge des stagiaires seront systématiquement refusées. OK Patron vous aide à consolider votre dossier pour obtenir votre attestation qualité Pôle emploi et vous accompagne dans vos enregistrements sur les différents CARIF-OREF.

DIAGNOSTIC 

  • Un guide de traduction des critères qualité
  • 1 heure d’assistance téléphonique
  • Une lecture et analyse de tous les documents existants
  • Un rapport détaillé de chaque indicateur avec des suggestions d’amélioration

MISE EN CONFORMITÉ (sur devis)

  • Des trames et des guides pré-remplis fournis à la carte pour du sur-mesure
  • Un accompagnement pour la réalisation de vos process et suivi des indicateurs

ENREGISTREMENT 

  • Dépôt des preuves sur la plate-forme (un accès à votre compte vous sera demandé en amont)
  • Suivi des retours de la plate-forme

CARIF-OREF 

  • Ouverture de comptes sur les CARIF-OREF régionaux
  • Enregistrement de vos sessions sur les plate-formes concernées

 

 

En savoir +

Grâce à une certification reconnue par le CNEFOP, vous accédez à une validation qualité globale de votre organisme de formation. La certification est certes payante mais sera un vrai atout pour répondre aux critères de qualité de la Loi du 5 mars 2014 sur la Formation et un laisser-passer pour votre structure face aux différents acteurs et financeurs du monde de la formation professionnel.

Fort de son expérience, OK Patron vous aide à monter votre dossier pour valider un référentiel Qualité (OPQF, AFNOR et ISQ...).

DIAGNOSTIC

  • Une mise à disposition du référentiel selon certification choisie
  • 1 heure d’assistance téléphonique pour vous aider à transmettre les documents les plus adaptés
  • Une lecture et analyse de vos documents et process existants
  • Un rapport détaillé de chaque indicateur avec des suggestions d’amélioration

MISE EN CONFORMITÉ

  • Des trames et des guides pré-remplis fournis à la carte pour du sur-mesure
  • Un accompagnement pour la mise en place de vos process et vos indicateurs clés
  • Une relecture avec analyse globale du dossier pour relever anomalies ou imprécisions

ENREGISTREMENT

  • La saisie en ligne des documents validés par vos soins
  • Un suivi des retours de l’organisme certificateur
  • En option : présence d'une assistante Ok Patron lors de l’audit sur place si concerné

 

 

En savoir +

Enregistrer votre formation au RNCP ou à l'Inventaire est une démarche obligatoire pour faire bénéficier à vos stagiaires des financements du compte personnel de formation ou CPF (ex DIF). Il s'agit d'une démarche parfois longue et fastidieuse, OK Patron vous propose un accompagnement dans ce parcours en validant votre démarche en amont. Nous vous guidons étape par étape pour constituer votre dossier et le déposer au CNCP.

Diagnostic

  • Vérification de l'éligibilité au RNCP ou à l'Inventaire
  • Etat des lieux des éléments manquants pour accéder à l'éligibilité

Accompagnement

  • Accompagnement étape par étape, pour la constitution du dossier.
  • Suivi de l'instruction (régionale et nationale)
  • Accompagnement et conseils pour l'obtention du code CPF.

NB : L'inscription est généralement valable 5 ans. Nous vous aidons également à suivre vos promotions pour faciliter votre demande de renouvellement.

POURQUOI CHOISIR OK PATRON POUR VOTRE ORGANISME DE FORMATION ?

Vous souhaitez devenir formateur/formatrice ? Vous êtes OF (organisme de formation) depuis des années mais les réformes actuelles vous "obligent" à davantage de suivi et de rigueur pour continuer à exercer votre activité ?

Nous avons réuni, depuis des années, des compétences et une expérience unique sur l'environnement administratif d'un organisme de formation.

Les 2 points qui restent à votre charge : le contenu de vos formations et la recherche de vos stagiaires. Nous gérons tout le reste !

1- Devenir formateur

Obtenir votre numéro de déclaration d'activité de formation auprès de la Direccte peut être fastidieux (notamment en région PACA !) et nous pouvons vous aider pour cela. 

D'une simple relecture à la réalisation complète de votre dossier, choisissez votre formule !

2- Valider votre démarche Qualité

L'environnement légal des organismes de formation est en pleine mutation. De récentes réformes sont nées et ont bouleversé les habitudes et d'autres réformes arrivent !

Pour que votre OF soit toujours conforme aux exigences, suivez le guide OK patron ! Du Datadock au Pôle Emploi, du RNCP aux Carif-Oref... si tous ces organismes et acronymes ne vous disent rien : bienvenue chez nous !

Vous êtes celui/celle qui connaît le mieux le contenu, l’intérêt et les résultats de vos formations. Notre mission est de retranscrire et formaliser par écrit vos qualités de formateur : c’est le Job d’Ok Patron ! D'ailleurs, 100% de nos clients sont référencés ou certifiés !

3- Respecter les délais et les obligations

Devenir organisme de formation n'est pas sans contraintes. Votre expert-comptable se devra de vous fournir une comptabilité détaillée spécifique (y compris des annexes obligatoires spécialement dédiées aux OF). Votre BPF (bilan pédagogique et financier) devra être finalisé chaque année avant le 30 avril... Vos formations devront être enregistrées dans les tablettes des Carif-Oref au fur et à mesure du planning.

Déléguez nous ces échéances pour ne vous consacrer qu'à votre mission de formation.

4- Remplir le planning et les sessions !

Le nerf de la guerre reste votre taux de remplissage. En INTRA ou en INTER, votre chiffre d'affaires reste votre objectif principal ! Confiez votre gestion journalière à OK patron et restez centré(e) sur votre métier de formateur et vos sessions de formation.

Nous partagerons un tableau de bord sous Excel pour suivre l'avancement de vos sessions de formation. Via une boîte mail dédiée, nous consacrerons le temps nécessaire mais optimisé pour vous décharger de toutes les démarches relatives à l'inscription, la prise en charge OPCA et le suivi de vos stagiaires.