APPELVENIR

Il nous arrive à toutes et tous d’utiliser nos comptes personnels pour des dépenses professionnelles (par choix ou par nécessité). Nous pouvons également être amené(e) à utiliser notre véhicule personnel / familial pour l’intérêt de notre activité.

  • Les frais engagés peuvent (et doivent !?) être remboursés par votre entreprise.
  • Les kilomètres parcourus peuvent (et doivent !?) être remboursés par votre entreprise.

Afin que votre comptable puisse enregistrer ces mouvements financiers (ou que les services fiscaux réalisent des vérifications !), il est nécessaire de fournir des justificatifs en bonne et due forme et d’utiliser les barèmes légaux pour vos frais kilométriques.

Qu’est ce qu’une Note de Frais (NDF) ?

C’est un récapitulatif des dépenses (frais) réalisés à titre personnel dans l’intérêt de / pour son entreprise.

La note de frais se présente souvent sous forme de tableau (c’est plus simple et plus lisible). Il n’y a pas de formalisme légal sur sa présentation et chaque entreprise peut réaliser sa propre trame de note de frais pour le dirigeant et/ou les salariés.

L’objectif d’un document est qu’il puisse être utilisé par les différentes parties concernées et qu’il permette une lecture fluide des données.

Astuce pour nos amis les comptables : faites leur gagner du temps ! Catégorisez vos dépenses au maximum (restaurant, parking, fournitures, etc..) et faites apparaître le détail du H.T. / TVA / TTC de chaque dépense si le détail est bien inscrit sur la facturette ou le ticket.

Pense-pas-si-bête : les justificatifs doivent absolument être conservés !!!! la note de frais n’est qu’un outil récapitulatif qui ne peut en aucun cas être reçu comme preuve de dépense.

Indemnités kilométriques (IK)… késako ?

Lorsque le dirigeant (ou un salarié !) utilise son véhicule personnel pour son activité professionnelle, il est possible de se faire rembourser selon un barème officiel qui prend en compte :

  • le carburant utilisé
  • l’usure du véhicule et les réparations éventuelles
  • l’assurance de la voiture

Il n’est donc pas possible de se faire rembourser des IK + des notes de carburant ou l’assurance de sa voiture !

Par contre, vous pouvez tout à fait ajouter à votre note de frais les justificatifs de stationnement (parcmètre ou parking) ou encore les péages.

Il est également envisageable de se faire rembourser des accessoires utiles à votre activité professionnelle (ex : kit mains-libres) mais absolument impossible de présenter la facture du dernier entretien de votre garagiste ! 😉

A titre d’information, voici le barème à utiliser pour 2017 :

source Urssaf https://www.urssaf.fr/portail/home/taux-et-baremes/indemnites-kilometriques/voiture.html

Bonne nouvelle ! Le barème fonctionne pour les véhicules électriques !

Modèle de note de frais

Si vous avez besoin d’un modèle de notes de frais pour reprendre chaque mois vos dépenses et vos déplacements, notre équipe est à votre disposition pour réaliser ce travail. Nous vous livrerons un fichier Excel facile à utiliser, personnalisé à vos besoins et avec quelques calculs automatiques pour vous simplifier la vie et vous faire gagner du temps !

A propos Ok Patron

OK Patron c’est avant tout une équipe d’expertes en secrétariat avec un large éventail de compétences qui permettent aux dirigeants de gagner sur temps et de recentrer leur activité sur leur mission principale.

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